Com a participação de dez servidores de diferentes setores da Reitoria foi realizado no período de 06 a 10 de agosto, na Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional o curso “Implantação de escritório de processos”, ministrado pelo professor da Universidade Federal do Espírito Santo (UFES), Roquemar de Lima Baldan.
Responsável pelo Escritório de Gerenciamento de Projetos de Gestão e Processos da UFES, o professor explicou que o objetivo é “criar uma estrutura funcional para que as atividades, os produtos e os processos sejam gerenciados de maneira mais holística na instituição, dando transparência, tanto para a gestão, quanto para a comunidade externa, de como as atividades são executadas, bem como quais são essas atividades e os produtos e serviços gerados no IFMT”.
Segundo o professor, quando o assunto são os processos ou operações dar a transparência de como as ações são realizadas assume função relevante para otimizar essas ações e facilitar a automação dos processos.
“No caso dos IFs, que de modo geral tem uma média de idade de trabalho curta, em torno de 5 anos, a transparência facilita a capacitação quando é implantado um novo processo e também a padronização dos procedimentos. Tomando como exemplo a grande extensão territorial e a dificuldade de locomoção de Mato Grosso, o servidor pode ver lá no seu local de trabalho como o processo é realizado e de maneira padronizada em todo o instituto. Porque quando o processo não está padronizado, formalizado, cada pessoa pode executar de acordo com seu bom senso. E, claro, executará de maneira diferente”, observou.
Outro aspecto destacado pelo professor foi o foco naquilo que será entregue pela organização, que, baseada nisso, decide como serão organizados os processos.
“Toda operação, seja ela projeto, processo ou ad hoc é realizada com o objetivo de gerar um produto, que pode ser um bem material, ou um serviço, como a formação de alunos, ou a pesquisa, no caso do IFMT. A boa prática mundial é organizar em torno dos produtos, ou seja, do que vai ser entregue, e não em função do cargo ou da estrutura organizacional, em que podem haver vícios que não são adequados a uma visão processual e de otimização de entrega”, detalhou Roquemar.
Para a administradora Renata Raizel Policarpo, o curso é um passo na direção da implantação do escritório de processos, um dos quatro objetivos estratégicos da Prodin. “A implantação e o acompanhamento da gestão por processos será um ganho para a instituição. Eles poderão ser agilizados pelo corte de etapas e os produtos desses processos chegarão mais facilmente ao seu cliente, melhorando a eficiência, economizando tempo do servidor e motivando para o trabalho”.
A capacitação abrangeu a realização de uma Dinâmica de Análise e Melhoria de Processos e o estudo de ferramentas de planejamento estratégico como Canvas, Matriz SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) e Árvore da Realidade Atual (ARA), as duas últimas para diagnósticos do negócio.
