Ao receber uma demanda por informações fáticas ou de cumprimento de decisão judicial oriunda da Procuradoria Federal junto ao IFMT, deve a autoridade administrativa ter ciência de que as informações solicitadas referem-se aos fatos e elementos levantados em ação judicial contra o órgão assessorado, devendo a autoridade proceder da seguinte forma:

I – Tomar conhecimento dos fatos descritos na petição inicial e adotar as imediatas providências administrativas necessárias ao cumprimento de decisões antecipatórias, decisões liminares ou medidas congêneres.

II – Encaminhar, com a maior celeridade possível, à Procuradoria Federal junto ao IFMT, com indicação da data e da autoridade/servidor que recebeu a decisão judicial. Em seguida, encaminhar ao setor especializado, para relatar o ocorrido (no caso, ou um servidor que entenda dos fatos ou o próprio servidor envolvido nos fatos), pois será o mesmo o mais capacitado para relatar de forma clara e sem formalidades o que ocorreu na situação objeto da ação judicial e possibilitar a defesa do órgão assessorado.

III – O servidor designado pela autoridade deverá confeccionar um relato dos fatos ocorridos e encaminhar os subsídios à Procuradoria Federal junto ao IFMT, via protocolo eletrônico. Atentando-se para o prazo judicial ou o prazo consignado no expediente em que foi solicitada a informação.

IV – Juntar ao relato todos os documentos possíveis a reforçar a defesa do órgão assessorado, inclusive atos normativos específicos do órgão, bem assim os comprovantes das medidas adotadas para o cumprimento de decisões judiciais de que tenha sido cientificado.

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